Henkilötietolaki (523/1999) 10§

1. REKISTERINPITÄJÄ
Nimi: Kaakkois-Suomen Spanielikerho ry

2. REKISTERIASIOISTA VASTAAVA HENKILÖ
Puheenjohtaja: Mari Hotti
Jäsensihteeri: Arja Raskila
Sähköposti: kaakkoissuomenspanielikerho@gmail.com

3. REKISTERIN NIMI
Jäsen-, tiedotus- ja tapahtumajärjestämisen asiakasrekisterien tietosuojaseloste

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Jäsenyyden hoitoon liittyvät tehtävät:
● jäsentietojen ylläpito
● jäsenmaksujen laskutus ja perintä
● jäsentiedotteiden ja -kirjeiden sekä Spanieli-lehden postitus
Yhteydenpito yhdistysten luottamus- ja vastuuhenkilöihin.
Muut yhdistyksen säännöissä mainitut ja sääntöjen mukaan tehtyjen päätösten mukaiset tehtävät.
Sidosryhmien henkilöiden ja asiakastietojen ylläpito.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteriin tallennetaan yhdistyksen jäsenen itsensä antamana seuraavat tiedot:
● jäsenen nimi ja osoitetiedot
● puhelinnumero ja sähköpostiosoite
● jäsenyyslaji (varsinainen, perhe-, nuoriso-, pentue- ja kunniajäsen)
● mahdollisen perhejäsenen (samaan ruokakuntaan varsinaisen jäsenen kanssa kuuluva) nimi
Yhdistys voi tehdä vähäisiä muutoksia rekisterin sisältöön.

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet ovat jäsenten yhdistykselle itsestään antamat tiedot ja
jäsenmaksujen maksamisen yhteydessä rekisteröityvät tilitapahtumat.
Pentuejäsenet ilmoittaa kunkin pentueen kasvattaja, ilmoitettavien henkilöiden suostumuksella.
Erilaisiin tapahtumiin (esim. koulutukset, kokeet, näyttelyt) osallistuneet henkilöt tai tilaisuuksissa
kyselyihin ja arvontoihin osallistuneiden tiedot asianomaisen suostumuksella.

7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle yhtä poikkeusta lukuunottamatta: Suomen Spanieliitto ry:lle luovutetaan nimi- ja osoitetiedot Spanieli-jäsenlehden postitusta varten. Yhdistyksen sisällä tietoja luovutetaan yhdistyksen toiminnan kannalta olennaisesti tarvitseville henkilöille (hallituksen jäsenet, yhdistyksen tapahtumanjärjestäjä).

8. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Rekisteri on excel-tiedoston muodossa ja se on tallennettu yhdistyksen omistamalle, vain yhdistyksen asioiden hoitamiseen dedikoidulle, salasanalla suojatulle tietokoneelle. Jäsenrekisteri-excelin käyttäjätunnus- ja salasanatiedot ovat yhdistyksen jäsensihteerillä ja puheenjohtajalla. Hallituksen kokouksiin jäsensihteeri ajaa tarvittaessa listauksen jäsenistä. Listalla on henkilön sukunimi, etunimi ja paikkakunta. Lista tallennetaan Kaakkois-Suomen Spanielikerho ry:n Google Driveen jäsentarkistuksia varten. Excel-tiedostoa ei voi ladata tai kopioida ja jokainen hallituksen jäsen vastaa listan käytöstä omalla Google-salasanallaan.

10. REKISTERITIETOJEN KORJAAMINEN
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Tämä päivitetty rekisteriseloste on hyväksytty Kaakkois-Suomen Spanielikerho ry:n hallituksen kokouksessa toukokuussa 2025 ja sitä päivitetään tarvittaessa hallituksen kokouksissa.